Prenota la Sala Riunioni
Calendario e prenotazioni della sala riunioni, senza doppioni
Prenota la Sala Riunioni è il gestionale interno che governa la sala riunioni di Webshop, in Via Orazio a Pescara. Si apre il calendario e le fasce libere si leggono in un colpo d'occhio: la prenotazione dura pochi secondi, dal telefono come dal computer.
Ogni prenotazione riserva la sala nell'app e copia l'appuntamento nel calendario centrale della sala su Google Calendar, con il collegamento Google Meet quando serve. Gli impegni dei calendari aziendali collegati vengono riletti ogni trenta minuti, dalle 8 alle 20, e si possono aggiornare subito con «Sincronizza ora».
Il divieto di doppioni non dipende dal buon senso di chi prenota: lo garantisce il database, che rifiuta due prenotazioni sovrapposte. Gli invitati all'evento, invece, si aggiungono direttamente su Google Calendar, come si è sempre fatto: l'app non invia inviti ai partecipanti.
Il problema di partenza
La sala si prenotava parlandosi e guardando i calendari di ognuno: chi fissava una riunione non aveva un posto unico dove vedere se la sala fosse libera, e gli impegni già presenti nei calendari di Google di colleghi e ospiti potevano scontrarsi con la prenotazione.
Doppioni e spostamenti erano la conseguenza quotidiana.
Le funzioni di Prenota la Sala Riunioni
- Calendario della sala con vista giorno, settimana e mese: libero, occupato, tue prenotazioni e in conflitto hanno ciascuno il suo colore
- Si prenota toccando uno spazio libero, oppure con il pulsante «Prenota»: titolo, data, inizio e fine
- Collegamento Google Meet quando la riunione si fa a distanza
- Partecipanti da 1 senza un massimo: oltre le 8 sedie compare un avviso che invita a organizzare un collegamento online, senza bloccare nessuno
- Si prenota solo in avanti e fino a 40 giorni, nei giorni e negli orari di apertura decisi in amministrazione
- Doppioni impossibili: le sovrapposizioni le rifiuta il database, non il buon senso di chi prenota
- Gli impegni dei calendari Google collegati occupano le fasce della sala e si possono aggiornare subito con «Sincronizza ora»
- Un impegno che si accavalla a una prenotazione la rende gialla e avvisa i responsabili per email; sistemato l'orario, tutto torna normale
- L'appuntamento finisce nel calendario centrale della sala e, se lo si attiva nel Profilo, anche nel calendario personale di chi prenota
- Email automatica ai responsabili a ogni nuova prenotazione; se Google non risponde, la prenotazione resta nell'app e si può riprovare
- Prenotazioni annullate che non si cancellano mai: restano consultabili nell'elenco «Cancellate»
- Pannello amministratori per utenti e inviti, giorni e orari di apertura, calendari collegati e tutte le prenotazioni
- Accesso con email e password create dall'amministratore, con recupero «Password dimenticata?»
- Aggiornamenti in tempo reale, installazione sul telefono come applicazione e manuale incorporato con aiuto contestuale
Tre cose che oggi funzionano diversamente
01
Nessuna doppia prenotazione: a bloccarla ci pensa il sistema, non la memoria di chi fissa la riunione
02
La disponibilità della sala si legge in un colpo d'occhio, dal telefono o dal computer
03
Gli impegni già fissati nei calendari di Google non si scontrano più con le prenotazioni della sala
Tecnologie utilizzate
- React
- TypeScript
- Supabase
- Google Calendar
- App installabile da telefono
Questo software è stato costruito su misura per un'azienda specifica. Se il tuo problema assomiglia a questo, partiamo dall'analisi del tuo caso: non rivendiamo lo stesso prodotto due volte.
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Se il tuo processo assomiglia a quello risolto da Prenota la Sala Riunioni, possiamo partire da qui e adattarlo alla tua realtà.